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Um von vornherein Unklarheiten zu vermeiden und die eigene Rechtspo-
sition auch für den Fall späterer Auseinandersetzungen zu sichern, sollten
Sie aber jedenfalls einige Tipps beherzigen:
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Der Schriftverkehr mit dem Verwalter sollte möglichst mittels einge-
schriebenen Briefs abgewickelt werden.
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Bewahren Sie auch von jedem Schreiben, das Sie an den Verwalter
richten, eine Kopie auf.
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Machen Sie sich unmittelbar im Anschluss an Besprechungen mit dem
Verwalter ein stichwortartiges „Gedächtnisprotokoll“ über die wich-
tigsten Gesprächsergebnisse.
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Zahlen Sie nichts ohne ordnungsgemäß quittierten Beleg.
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Der Verwalter kann namens der Eigentümergemeinschaft mit Hilfe ei-
nes Anwalts Prozesse führen. Das kann sehr teuer werden. Für die
Kosten haften die Wohnungseigentümer. Um unnötige oder aussichts-
lose Prozesse zu vermeiden, könnte die Mehrheit dem Verwalter die
Weisung erteilen, Prozesse erst nach einem Beschluss der Eigentü-
mergemeinschaft zu beginnen, womit die Wohnungseigentümer selbst
über die weitere Vorgangsweise entscheiden können.
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Der Verwalter wirtschaftet mit fremdem Geld, auf fremde Rechnung.
Oft wird Hausverwaltungen – manchmal vielleicht zu Recht – unter-
stellt, dass sie bei Verträgen, die sie im Namen der Eigentümergemein-
schaft abschließen, durchaus eigennützig handeln. So wird oft der Ver-
dacht geäußert, dass sie für Aufträge von den Vertragspartnern der
Gemeinschaft Provisionen erhalten, die sie nicht an die Gemeinschaft
weitergeben. Dann könnte es vorkommen, dass nicht das für die Ge-
meinschaft günstigste Angebot angenommen wird, sondern das, wo
der Verwalter am meisten Provision erhält. Solche Praktiken kommen
zumindest vereinzelt vor.
Daher sollte dem Verwalter die Weisung erteilt werden, dass er Auf-
träge über einer bestimmten Auftragssumme erst nach Zustimmung
der Eigentümergemeinschaft vergeben darf. Dann besteht auch die
Möglichkeit, dass die Wohnungseigentümer selbst Angebote von an-
deren Firmen einholen, die vielleicht günstiger sind.
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Auch der Abschluss bzw. die Änderung von Versicherungsverträgen
für die Wohnhausanlage kann mittels Weisung an die vorherige Zu-
stimmung der Eigentümergemeinschaft gebunden werden.